Il content management system di Xerox DocuShare è un metodo ottimale per gestire tutti i documenti cartacei e digitali. Gli utenti, infatti, possono accedere, condividere ed elaborare facilmente le informazioni in pochi clic.

Questo portfolio di gestione dei contenuti accetta contenuti cartacei, file digitali, video, immagini e contenuti e-mail in un archivio sicuro e centralizzato. Trasforma l’ufficio e migliora i flussi di lavoro semplificando l’acquisizione, la gestione e la condivisione dei documenti.

Che cos’è

Xerox DocuShare è una piattaforma di gestione dei contenuti (ECM) mobile, intuitiva e cloud, utilizzabile on-site per un maggiore controllo dell’IT oppure in un sicuro Private Cloud per una maggiore mobilità.

Ideale per qualsiasi tipo di azienda, offre solidi strumenti necessari all’automatizzazione dei processi per supportare la trasformazione digitale.

Scopriamo tutte le funzionalità.

Automazione dei processi

La flessibilità degli strumenti per gli utenti aziendali consente di configurare i flussi di lavoro con il routing intuitivo e fornisce regole automatizzate per i contenuti e per la gestione avanzata dei processi aziendali.

DocuShare Lifecycle Manager:

• rende più semplice l’aggiornamento delle informazioni d’importanza critica
• automatizza la revisioni pianificate, gli aggiornamenti e la disponibilità dei documenti dal momento della creazione fino a quando non sono più necessari
• supporta le attività di auditing per stare al passo con le linee guida sulla conformità della conservazione e dell’eliminazione dei contenuti aziendali.

Acquisizione

Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) di DocuShare consente di trasformare le immagini scansionate in file PDF, documenti Microsoft Office o semplici file di testo per semplificare la ricerca.

Enterprise Capture è un servizio che automatizza completamente i flussi di lavoro per la digitalizzazione dei documenti di DocuShare:

• è ideale per l’elaborazione di elevati volumi di transazioni cartacee
• utilizza l’estrazione intelligente dei dati per analizzare moduli e documenti cartacei e digitali, per automatizzare i processi e per condividere i dati estratti con i sistemi di back-end.

Così si può aumentare la produttività, riducendo il costo della carta.

ConnectKey per DocuShare

Scansioni one-touch direttamente nei processi aziendali.

Xerox ConnectKey per DocuShare è un add-on che consente di scansionare i documenti dalle stampanti multifunzione Xerox inviandoli ai processi automatizzati per il controllo, l’approvazione e la conservazione sicura.

Basta selezionare il pulsante di scansione personalizzata, immettere i metadati dal proprio database e avviare la scansione.

Inoltre, per iniziare con le scansioni semplici, è anche possibile utilizzare l’app gratuita per DocuShare o l’integrazione ConnectKey inclusa in DocuShare.

App per desktop

Integrazione perfetta con il desktop.

DocuShare Drive offre l’accesso a DocuShare dal PC Microsoft Windows, da Microsoft Office e da qualsiasi applicazione per PC.

Una volta installato, compare sul desktop come una qualsiasi unità in rete e consente di spostare i file, salvarli e aprirli da DocuShare e di svolgere attività chiave DocuShare in Windows.

Servizio Private Cloud

Il servizio Private Cloud Xerox DocuShare è il modo più semplice e sicuro di condividere, accedere e gestire le informazioni in cloud.

Offre tutti i vantaggi dell’ECM e dell’automazione di DocuShare in un pacchetto facile da implementare ed utilizzabile con i dispositivi mobili.

App per dispositivi mobili

Xerox DocuShare consente di acquisire, gestire, richiamare e distribuire i contenuti anche in movimento, da qualsiasi dispositivo mobile.

Come? Utilizzando l’interfaccia flessibile per dispositivi mobili, oppure accedendo ai contenuti con l’app DocuShare per dispositivi mobili iOS e Android.

Integrazione delle applicazioni

Grazie all’add-on Application Connector si può accedere istantaneamente a documenti, immagini e ad altri contenuti aziendali che vengono gestiti in modo sicuro in DocuShare dalle applicazioni di terze parti comunemente utilizzate ogni giorno.

Incluse anche le applicazioni di Customer Relationship Management (CRM) ed Enterprise Resource Planning (ERP).